Зберігання документів для архівів є великою проблемою, а рішення проблеми можна знайти у використанні підвісної системи архівації. Зовні вона нагадує особливо щільний паперовий лист або товстий пластик, кромки якого мають спеціальні планки з гачками по краях. Таким чином, немає необхідності підвішувати документи.
Всі документи вкладаються в папки і ідентифікуються завдяки вжитим в конкретно взятому архіві правилам. При використанні спеціальних маркованих прапорців можна створити картотеку з максимальним об'ємом 150 аркушів. Саме така система зберігання часто застосовується в медичних установах і кадрових структурах.
Є можливість вибрати такі види систем архівації та аксесуари до них:
Такий вид системи зберігання даних дуже зручний для компаній з великим документообігом.
Під час вибору системи архівації потрібно звертати увагу на підтримувані формати папок, матеріал їх виготовлення і його щільність, місткість, колір і можливість зняття табуляторов. Деяких також цікавить можливість засунути матеріали для збільшення простору в приміщенні.
Можна зустріти системи, які оснащуються додатковими гумками, кишенями для розміщення CD-дисків, записок, квитанцій або титульного аркуша.
У V-образних папках можуть бути бічні обмежувачі формату, які не дозволяють документам випадати. Дно, як правило, виготовляється із пластику або ламінується, що перешкоджає деформації виробу і збільшує його термін експлуатації.
Найчастіше купуються папки для паперів формату A4 і підвісні картотеки для документів аналогічного формату. Що стосується формату Foolscape, то він більше орієнтований на американський ринок і рідко використовується на території України.