Хранение документов для архивов является большой проблемой, а решение проблемы можно найти в использовании подвесной системы архивации. Внешне она напоминает особо плотный картонный лист или толстый пластик, кромки которого имеют специальные планки с крючками по краям. Таким образом, нет необходимости подвешивать документы.
Все документы вкладываются в папки и идентифицируются благодаря принятым в конкретно взятом архиве правилам. При использовании специальных маркированных флажков можно создать картотеку с максимальным объемом 150 листов. Именно такая система хранения часто применяется в медицинских учреждениях и кадровых структурах.
Есть возможность выбрать следующие виды систем архивации и аксессуары к ним:
Такой вид системы хранения данных очень удобен для компаний с большим документооборотом.
Во время выбора системы архивации нужно обращать внимание на поддерживаемые форматы папок, материал их изготовления и его плотность, вместительность, цвет и возможность снятия табуляторов. Некоторых также интересует возможность задвинуть материалы для увеличения пространства в помещении.
Можно встретить системы, которые оснащаются дополнительными резинками, карманами для размещения CD-дисков, записок, квитанций или титульного листа.
В V-образных папках могут иметься боковые ограничители формата, которые не позволяют документам выпадать. Дно, как правило, изготавливается из пластика или ламинируется, что препятствует деформации изделия и увеличивает его срок эксплуатации.
Чаще всего приобретаются папки для бумаг формата A4 и подвесные картотеки для документов аналогичного формата. Что касается формата Foolscape, то он больше ориентирован на американский рынок и редко используется на территории Украины.